Avere un minuto?



Tre parole apparentemente innocenti con risvolti piuttosto nefasti.



Sul posto di lavoro questa domanda è spesso posta, ma raramente accolta.

Perché non è mai solo un minuto, vero?

Anche se l'interruzione è breve, la distrazione non lo è.

In effetti, la ricerca mostra che ci vuole una media di quasi 25 minuti per tornare all'attività originale dopo un'interruzione.

Quindi, mentre in realtà ci vuole solo un secondo per uscirne, tornarci non è così semplice.



Di conseguenza, i dipendenti del lavoro d'ufficio riferiscono di aver perso fino a 5 ore al giorno per distrazione.

Ma non è solo il momento in cui si arrendono, è la concentrazione.

E quando la nostra concentrazione e concentrazione sono compromesse, lo sono anche la nostra produttività e prestazioni.



Perché allora questa cultura dell'interruzione è accettata come norma sul posto di lavoro?

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Autore Edoardo Brown osserva, è come se non si potesse fare nulla al riguardo; gli interruttori devono essere autorizzati a continuare, non importa quanto dannosi per la produttività, la soddisfazione sul lavoro e l'equilibrio tra lavoro e vita privata.

Allora perché i manager non stanno facendo di più per proteggere i propri dipendenti da questi ladri di concentrazione apparentemente ben intenzionati? Molto spesso è uno dei tre motivi:

    Identificano erroneamente queste interruzioni e distrazioni come norme sul posto di lavoro.
    Non si rendono conto del vero costo per i loro dipendenti e la loro attività.
    Non sono consapevoli o non vogliono sperimentare possibili soluzioni.

La strada per l'interruzione è lastricata di buone intenzioni

Il primo passo in ogni trasformazione è riconoscere di avere un problema. O in questo caso, che i tuoi dipendenti hanno un problema.

E quel problema sono i perditempo ben intenzionati.

Sappiamo tutti che una buona comunicazione è al centro di ogni relazione sana, che sia romantica o sul posto di lavoro.

Ma quando si tratta di concentrarsi, c'è una cosa come troppa comunicazione.

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Ogni volta che il tuo dipendente deve spostare l'attenzione dal proprio compito e leggere un'e-mail o un messaggio, sta uccidendo la sua produttività.

Lo stesso vale per le riunioni.

Questo indagine ha scoperto che la perdita di tempo numero uno sul lavoro erano le troppe riunioni: prepararsi per loro, frequentarle e fare un debriefing dopo di esse.

È stato riscontrato che la riunione dei dirigenti settimanali di una società è stata ripresa 300.000 ore di tempo dei dipendenti in un anno.

E ancora, sono sicuro che nessuno ha pensato che fosse una perdita di tempo. Molte volte questi incontri settimanali sono organizzati per fare il check-in e condividere aggiornamenti e scambiare informazioni sui progetti in corso. Ma con tutto quel tempo perso, spesso fanno più male che bene.

La maggior parte dei dipendenti non parlerà da sola perché questo sovraccarico di comunicazione è spesso considerato un male necessario sul posto di lavoro. Ma è tempo che sia i dipendenti che i manager mettano alla prova questo processo di pensiero.

Solo perché è sempre stato il modo in cui lavoriamo, non significa che funzioni.

Il diavolo è nella distrazione

Uno dei motivi per cui è più difficile per i manager capire la difficoltà di concentrazione dei propri dipendenti è perché operano secondo un diverso tipo di orario di lavoro.

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La maggior parte dei manager gestisce il proprio programma giornaliero come un libro di appuntamenti, con i propri giorni suddivisi in intervalli di un'ora. È più facile per le persone prenotare il tempo con te in questo modo, poiché il tuo calendario funziona principalmente come strumento per mostrare gli orari in cui sei disponibile.

Ma la maggior parte dei tuoi dipendenti ha bisogno di un programma di produzione, in cui le loro giornate sono divise in unità di mezza giornata.

Come Paolo Graham lo spiega, Non puoi scrivere o programmare bene in unità di un'ora. È appena abbastanza tempo per iniziare.

I maker hanno bisogno di periodi di tempo ininterrotti più lunghi per portare a termine il loro lavoro, tempo spesso indicato come nella zona.

La zona: uno stato d'animo, caratterizzato da iper-concentrazione, produttività e prestazioni.

Un luogo in cui il mondo intorno a te scompare e tutto ciò che conta è il compito da svolgere o l'obiettivo da raggiungere.

Gli atleti lo inseguono. I creativi lo bramano. La moderna giornata lavorativa... lo uccide.

Se i tuoi dipendenti devono continuare a guardare in alto dallo schermo per rispondere a una domanda di un collega, rispondere a un'e-mail o partecipare a una riunione, non raggiungeranno mai il livello profondo di pensiero e concentrazione necessari per eliminare le loro liste di cose da fare.

E le distrazioni non solo compromettono la produttività dei dipendenti, ma indeboliscono anche il morale.

Ricerca fatta da Gloria Mare k, che studia la distrazione digitale all'Università della California, a Irvine, ha indicato che le persone in condizioni di interruzione sperimentano un carico di lavoro più elevato, più stress, una maggiore frustrazione, più tempo e fatica.

La mancanza di concentrazione inizia una spirale discendente che porta a una perdita di tempo e produttività, che porta a stress e frustrazione e, infine, a una generale mancanza di energia ed entusiasmo per il proprio lavoro in generale.

È incredibilmente demotivante sentirsi come se non avessi mai abbastanza tempo per portare a termine il tuo lavoro, soprattutto se ciò significa anche dover lavorare più ore per stare al passo.

E mentre queste possono sembrare conseguenze meno tangibili, c'è anche un impatto più misurabile delle distrazioni sul posto di lavoro sui profitti della tua azienda. Perché tempo = denaro.

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Utilizzando i dati forniti in questo articolo, puoi facilmente prendere il numero medio di interruzioni al giorno e moltiplicarlo per il tempo medio perso per interruzione per ottenere una quantità totale di ore lavorative giornaliere sprecate.

Quindi calcola semplicemente la retribuzione oraria media dei tuoi dipendenti, moltiplicala per quelle ore sprecate e avrai un costo di distrazione molto reale.

Il miglior attacco è una buona difesa

Non si può negare la minaccia che le distrazioni e le interruzioni sul posto di lavoro rappresentano sia per i dipendenti che per l'azienda nel suo insieme.

Ma non si può nemmeno negare la tua responsabilità come manager di fare il possibile per aiutare i tuoi dipendenti a superare questa sfida. Meritano di avere a disposizione tutte le risorse possibili di cui hanno bisogno per avere successo.

Quindi evita la trappola del vecchio pensiero: che è proprio così. Perché ci sono soluzioni là fuori.

Molti uomini e donne che lavorano stanno iniziando a riprendere il controllo dei loro calendari inserendo giorni di attenzione riservati nei loro programmi settimanali: un giorno senza distrazioni esterne, riunioni, messaggi e hai un minuto?

Per molti un focus day significa semplicemente un programma privo di riunioni. Altri fanno un ulteriore passo avanti, appendendo un cartello digitale Non disturbare per silenziare le e-mail e anche altri canali di comunicazione.

Alcuni possono anche scegliere di lavorare in un luogo diverso dall'ufficio fisico, come una caffetteria locale o, in alcuni casi, anche a casa propria.

Considera l'idea di offrire giorni di concentrazione settimanali come opzione per il tuo posto di lavoro.

A disagio con l'idea di avere dipendenti completamente fuori dalla rete? Inizia invece con piccoli cambiamenti in ufficio.

Incoraggiare un audit del calendario a livello aziendale per identificare, tagliare o consolidare riunioni non necessarie o ricorrenti.

Suggerisci ai tuoi dipendenti di silenziare le notifiche e di utilizzare Slack ed Email solo quando è assolutamente necessario.

Puoi anche designare aree tranquille nello spazio ufficio in cui i dipendenti possono ritirarsi per entrare nella zona.

Potrebbe essere più facile per le nuove aziende costruire difese di distrazione fin dall'inizio, ma non è mai troppo tardi per orientarsi verso pratiche che supportino meglio l'attenzione e la produttività dei dipendenti.

È tempo di affari

Può essere necessario un vero cambiamento di mentalità per rendersi conto che i dipendenti impegnati non sono necessariamente dipendenti produttivi.

Ma ora che sei in grado di identificare correttamente le distrazioni sul posto di lavoro, capire il loro vero costo e cosa puoi fare per ridurle al minimo, immagina il potenziale impatto positivo che puoi avere sui tuoi dipendenti e sulla tua attività.

Recupera il tempo perso investendo nell'attenzione ininterrotta dei tuoi dipendenti e osserva come la loro produttività, benessere, prestazioni e fidelizzazione migliorano.

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Tutta la prova che vale la pena prestare attenzione.

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