Se fai parte di un team impegnato al lavoro, prepararsi per le vacanze può essere un enorme ostacolo.





Ironico, vero?



Tuttavia, la velocità con cui i lavoratori oggi trascurano di prendersi una pausa è allarmante. Ciò è particolarmente vero perché sempre più persone sono combattere il burnout nell'ufficio.



Consideralo finito 55% dei lavoratori non hanno effettivamente utilizzato la presa di forza assegnata nel 2018. Ciò si traduce in oltre $ 65 miliardi di benefici andati sprecati.

Yikes.

Ascolta: lo stress della preparazione per la presa di forza non dovrebbe oscurare la tua capacità di ricaricare e goderti una vacanza. Sulla scia di COVID-19 , i lavoratori remoti hanno bisogno di più aiuto che mai quando si tratta di disconnettersi e creare spazio per il tempo libero.



I 10 passaggi per prepararsi alla presa di forza (senza stressarsi completamente)

Anziché considerare la tua prossima presa di forza come fonte di infinite cose da fare, abbiamo suddiviso il processo in dieci semplici passaggi.



Di seguito sono elencate dieci cose essenziali da fare prima di partire per le vacanze (meno il freakout). Abbiamo anche tradotto questi passaggi in un modello che puoi utilizzare per riassumere facilmente le informazioni essenziali per i tuoi colleghi qui:

Scarica il modello PTO



1. Decidi se vuoi scollegare completamente o meno

Per prima cosa: uscirai totalmente dalla griglia o porterai con te parte del tuo lavoro in vacanza?



Non c'è una risposta giusta qui. Certo, il benefici per la salute mentale di una vacanza scollegata sono ben documentati.



Tuttavia, a seconda del ruolo o anche delle politiche aziendali, scollegare del tutto potrebbe non essere possibile.

Dato che è uno sconcertante 78% delle persone diciamo che si prenderebbero una vacanza solo se accedono ancora al loro lavoro, almeno facendo qualcosa mentre lontano dall'ufficio è la norma (nel bene e nel male).

barriere ai dipendenti che utilizzano la presa di forza

In ogni caso, ti consigliamo di impostare alcune regole di base per evitare di essere costantemente di guardia durante le vacanze.

Ad esempio, prova a far capire ai colleghi che sarai disponibile solo tramite email e che risponderai ai messaggi solo durante le ore mattutine o serali. Allo stesso modo potresti dire che lo farai usa Slack al check-in ma le telefonate e le e-mail sono vietate.

2. Se possibile, pianificare in anticipo la presa di forza

Potrebbe sembrare un gioco da ragazzi, ma dare a te stesso e ai tuoi colleghi un avvertimento prima della presa di forza è un vantaggio per tutti.

Come mai? Vinci perché puoi iniziare a lavorare in anticipo, apportando aggiustamenti alle tue riunioni o campagne. Nel frattempo, i tuoi colleghi vincono perché sono in grado di gestire le loro aspettative e non sono accecati da un mucchio di lavoro che cade nelle loro mani. Un modo semplice per comunicarlo potrebbe essere durante una riunione del team a un paio di settimane di distanza o con un invito del calendario inviato a coloro che hanno bisogno di sapere.

Idealmente, prepararsi per una vacanza non dovrebbe significare rimescolarsi e farsi prendere dal panico all'ultimo minuto. Ricorda che il PTO influisce sui programmi dei tuoi colleghi oltre che sui tuoi. Anche un paio di giorni di preavviso saranno molto apprezzati.

3. Delega le attività a colleghi di cui ti fidi

Non commettere l'errore di lasciare un elenco di cose da fare per i tuoi colleghi e chiamarlo un giorno.

Invece, parla con loro. Preferibilmente di persona e poi seguita da un'e-mail di conferma per motivi di responsabilità. Fagli sapere per cosa hai bisogno di aiuto.

Le conversazioni effettive scopriranno potenziali domande che i tuoi colleghi potrebbero avere su ciò che deve essere fatto. Ovviamente dovresti affidare i compiti a persone di cui ti fidi, ma anche a persone che non sono sopraffatte dal lavoro.


numero 1441

Come nota a margine, dovresti dare un po 'di credito ai tuoi colleghi! Sebbene alcuni di noi possano sentire che siamo completamente insostituibili al lavoro, il mondo (molto probabilmente) non finirà perché ti stai prendendo del tempo libero.

4. Assicurati che il tuo team abbia accesso agli strumenti di cui ha bisogno

Immagina questo: sei un social media manager che ha lasciato l'account Twitter della tua azienda nelle mani di un dipendente junior.

Ma quando arriva il momento di condurre la tua sessione di domande e risposte settimanali, sono esclusi tutti dei tuoi account social. Nessun post, nessuna domanda. Niente.

Questo parla ancora una volta della necessità di parlare con i tuoi colleghi e assicurarti che abbiano gli strumenti e le autorizzazioni appropriati per rimediare. Ad esempio, Sprout ti consente di concedere l'accesso e le autorizzazioni specifiche ai membri del team senza dover passare al setaccio una serie di accessi.

dare ai colleghi le autorizzazioni per i tuoi account social è fondamentale quando ti prepari per le vacanze

Proprio come avere un file processo di approvazione dei social media , è importante che i tuoi colleghi testino gli strumenti e ricontrollino le password mentre ti prepari per le vacanze anziché dopo il fatto.

5. Automatizza e mettiti in coda il più possibile in anticipo

Questo suggerimento è particolarmente importante per coloro che lavorano nei social media, ma si applica anche ai gestori di e-mail o campagne pubblicitarie.

Per la massima tranquillità, dovresti provare a programmare in anticipo le tue campagne mentre ti prepari per PTO. Preparare i messaggi in anticipo significa che hai già l'ultima parola sulle creatività e sulla copia: tutto ciò che devi fare è scegliere una data e un'ora in cui le tue campagne devono essere attivate.

Se sei un gestore di social media, puoi utilizzare strumenti di pianificazione per mettere in coda i tuoi post in base al calendario della tua azienda. La piattaforma di Sprout consente inoltre agli utenti di gestire risorse come foto e didascalie, perfette per apportare modifiche o modifiche rapide se necessario.

mettere in coda i tuoi post sui social ti consente di lavorare in anticipo quando ti prepari per le vacanze

6. Metti insieme un breve autorisponditore fuori sede

Mettere insieme un autorisponditore fuori sede svolge il doppio compito di gestire le aspettative delle persone e allo stesso tempo far loro sapere esattamente quando sarai di nuovo disponibile (o in che altro modo contattarti).

Se la tua casella di posta è vietata durante le vacanze, dovresti chiarirlo. La buona notizia è che puoi facilmente configurare un file risposta automatica fuori sede in Gmail in pochi minuti.

impostare un autorisponditore in Gmail

Tieni presente che le risposte fuori sede non devono essere particolarmente lunghe o dettagliate. Ecco un esempio di un messaggio fuori sede efficace che va dritto al punto:

Ciao,

Grazie per il vostro messaggio.

Sono fuori ufficio senza accesso alla posta elettronica. Risponderò quando torno.

Grazie,

Breve, dolce e al punto. Vedi come funziona?

Sebbene tu possa sicuramente aggiungere un po 'di personalità ai tuoi messaggi fuori ufficio, un tono brusco è forse il migliore per far capire che non sei disponibile.

7. Rendi la tua presa di forza visibile al resto della tua azienda

Qualsiasi attività che puoi togliere dal tuo piatto mentre ti prepari per le vacanze è un vantaggio.

Caso in questione, non dovresti dover inseguire le persone per far loro sapere che ti stai prendendo un po 'di tempo libero. Oltre a parlare con le persone di persona e impostare un autorisponditore, considera la possibilità di includere il tuo PTO come parte del calendario aziendale.

Se la tua azienda utilizza Slack, puoi rendere pubblica la tua PTO tramite la funzione di calendario della piattaforma. disponibilità lenta

Slack ti consente anche di creare promemoria di eventi per il PTO dei tuoi dipendenti. Ciò è particolarmente utile per team più grandi o casi in cui qualcuno di un altro reparto (vendite, risorse umane) sta cercando di mettersi in contatto con te.

consiglio trello

A proposito, rendere pubblica la tua presa di forza non è solo specifico di Slack. La stessa logica si applica a Google Calendar o a qualsiasi altro strumento utilizzato dal tuo team per gestire le pianificazioni.

8. Incoraggia il tuo team a monitorare i progressi con gli strumenti di gestione del progetto

Supponiamo che tu abbia problemi a lasciar andare il lavoro e che desideri assicurarti che i tuoi progetti funzionino senza intoppi in tua assenza.

Ehi, nessun problema. È esattamente qui che gli strumenti di gestione dei progetti come Trello possono tornare utili. Con una lavagna Kanban, puoi vedere chiaramente chi sta lavorando su cosa e come sta procedendo un progetto.

Questo è utile non solo per te se stai cercando di monitorare i progressi del tuo team mentre sei lontano, ma anche per incoraggiare la responsabilità delle persone che lavorano in team.

Avere questo tipo di rapporto visivo sui progressi ti semplifica anche la vita quando torni dalle vacanze, poiché puoi vedere a colpo d'occhio cosa sta succedendo nel tuo dipartimento.

9. Non preoccuparti se non porti a termine tutto (sia prima che dopo il tuo ritorno)

Non mettere troppa pressione su te stesso per avere tutto 'perfetto' in termini di pianificazione delle vacanze.

Dopo tutto, le emergenze accadono e così anche le vacanze dell'ultimo minuto. Se ti ritrovi improvvisamente fuori dall'ufficio e non sei in grado di attenersi al tuo piano PTO, niente panico.

Allo stesso modo, non sforzarti di ottenere 'Posta in arrivo zero' non appena torni. Il semplice fatto di seguire i suggerimenti precedenti significa che il carico di lavoro dovrebbe essere comunque più gestibile.

10. Assicurati di lasciare il tuo spazio di lavoro immacolato

Forse l'ultima cosa che fai mentre ti prepari per una vacanza di lavoro è pulire la scrivania.

Abbastanza semplice, vero? Tuttavia, questa non è solo una cortesia per i tuoi colleghi e può avvantaggiare anche i lavoratori remoti. La pulizia è anche vantaggiosa per te mentalmente in quanto è più facile partire con una sorta di 'lavagna vuota' quando torni al lavoro dopo le vacanze.

Se non altro, la pulizia è un modo per allontanarti dal telefono o dalla posta in arrivo mentre ti prepari per prenderti una pausa.

E con questo, concludiamo la nostra guida!

Che aspetto ha la preparazione per le vacanze per te?

Se vuoi davvero goderti le vacanze e assicurarti che i tuoi colleghi possano facilmente prendere le redini mentre sei via, un po 'di pianificazione fa molto.

Seguendo la lista di controllo per le vacanze sopra, puoi prendere la tua presa di forza in tutta tranquillità. Scarica il nostro modello per mettere in pratica questi passaggi per la tua prossima vacanza:

Scarica il modello PTO

Essere in grado di pianificare in modo efficace è un'abilità chiave per i social media manager. A proposito, assicurati di controllare la nostra guida all'essenziale abilità sui social media per vedere in quale altro modo puoi salire di livello come marketer.

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